Waar moet ik zijn ?
Het volleybalevenement vindt plaats op de voetbal- en kampeervelden bij Vakantiepark Klein Vaarwater, Buren. Aan het einde van de weg door het vakantiepark ligt aan je linkerhand het evenemententerrein.
Wij hebben een onderkomen op Klein Vaarwater, waar moeten we zijn?
Om de sleutels van je accommodatie op te halen, moet je bij de receptie van Vakantiepark Klein Vaarwater zijn gelijk aan het begin van het vakantiepark.
Wij zijn van plan met de tent te komen, waar kunnen wij deze opzetten?
Deze kun je niet zomaar opzetten, ook voor het plaatsen van een tent op het kampeerterrein is een reservering nodig. Dat hoeft niet voorafgaand aan het toernooi, maar je zult je evenals bij het ophalen van sleutels voor de accommodaties bij de receptie moeten melden. Daar kun je dan het kampeergeld betalen, een tag halen voor aan de tent en daar zullen ze uitleg geven over waar je de tent mag opzetten.
Wanneer je toch doelloos op het terrein rondloopt met je tent en het even niet meer weet, spreek dan iemand van de organisatie aan om je verder te helpen, maar ga niet zomaar je tent ergens neerzetten. Dit om te voorkomen dat je in het holst van de nacht alsnog je tent moet verplaatsen.
Is het evenemententerrein vrij toegankelijk?
Ja en nee. Overdag tijdens het volleybaltoernooi is het terrein vrij toegankelijk voor deelnemers en bezoekers. In de avond wordt een deel van het evenemententerrein volledig afgesloten voor de feesten. Dat deel is dan alleen toegankelijk voor personen met een polsbandje van het evenement.
Moeten we ons met het hele team melden op de vrijdagmiddag?
Jazeker, en wel om de volgende redenen:
- Gezelligheid. Lekker met elkaar onder het genot van een drankje het mooie weekend inluiden.
- Je team aanmelden als aanwezig. Voor onze wedstrijdleiding is het van belang te weten of teams ook daadwerkelijk op tijd op het eiland zijn. Wanneer we geen bevestiging hiervan hebben gekregen, dan kan het zijn dat we één van de reserve teams op jullie plek indelen.
- In ontvangst nemen van het programmaboekje met daarin alle informatie over het toernooi en advertenties van heerlijke locaties waar jullie kunnen gaan eten in het weekend.
- Lootjes kopen voor de verloting. Naast de vrijwilligerssweaters hebben we ieder jaar mooie prijzen in de verloting, dus wil je kans maken op zo’n sweater of één van de andere prijzen, koop dan op vrijdag je lootjes.
- QR code laten scannen om zo alvast je bandje te krijgen voor de feesten.
De inschrijving op vrijdag is geopend van 13:00 uur tot 20:00 uur, maar wij komen waarschijnlijk later aan, is dat een probleem?
Wij als organisatie staan al vanaf 09:00 uur op het evenemententerrein om alle laatste dingen op orde te krijgen, zodat we vanaf 13:00 uur klaar staan om jullie te ontvangen. Dat betekent dat voor velen van ons dit een dag is van 12 uur non stop doorgaan, om die reden hebben we nu echt een harde deadline van 20:00 uur ingesteld. Het is anders voor onze vrijwilligers niet meer te doen is.
Mocht je nu toch later aankomen, geen paniek. Stuur ons een mailtje, appje of en berichtje via de socials dat jullie onderweg zijn maar niet voor 20:00 uur op Klein Vaarwater kunnen zijn. Dan nemen we jullie team gewoon mee in de indeling voor zaterdag. Verzoek is dan wel om je op zaterdagochtend gelijk bij de wedstrijdleiding te melden aan het begin van de dag zodat we zeker weten dat jullie er zijn en zodat we jullie nog het programmaboekje kunnen overhandigen.
Wij hebben het hele jaar contant geld gespaard, kunnen wij dat nog gebruiken?
Vanaf dit jaar kun je niet meer met contant geld afrekenen bij de horeca op het evenemententerrein, zowel overdag als in de avond niet. Uiteraard is het wel mogelijk om in de supermarkt of bij de restaurants met contant geld te betalen. Zorg dus dat je voldoende geld op een betaalrekening hebt staan zodat je met pin op het evenemententerrein kunt betalen.
Hoe kom ik aan een polsbandje voor de feesten?
Op vrijdag tussen 13:00 uur en 20:00 uur kunnen deelnemers aan het toernooi langskomen om de QR code te laten scannen. Daarna is het na 21:00 uur weer mogelijk om je QR code te laten scannen, maar dan bij de ingang van het feestterein.
Ik heb online een ticket besteld via Vakantiepark Klein Vaarwater, maar ik heb nog geen polsbandje ontvangen.
Dat klopt, na de reservering moet je een e-mail ontvangen hebben met daarin een QR code. Met die QR code kun je dan naar het evenemententerrein komen. Er is een speciale rij voor mensen die nog geen polsbandje om hebben, maar wel een QR code hebben ontvangen. Je zult dan daar ter plekke (na controle van de QR code en eventuele leeftijdscontrole) een polsbandje krijgen.
Ik kan vast nog wel aan de deur een kaartje kopen toch?
Nee, dat kan helaas niet. Er is bij de ingang geen kassa aanwezig. Je kunt tot vrijdagavond 22.00 uur online een kaartje kopen via de speciale ticketshop van Vakantiepark Klein Vaarwater (indien nog beschikbaar, want op=op). Je krijgt in de mail een QR code.
Wij hebben een polsbandje om, hoe komen wij nu binnen bij de feesten?
Je kunt dan gelijk naar het evenemententerrein lopen waar de feesten gehouden worden. Er zal een aparte rij zijn voor mensen met een polsbandje en een rij voor mensen zonder een polsbandje.
Hoe lang is een polsbandje geldig?
Het polsbandje is maar voor één jaargang geldig, maar wel voor beide feesten. Je hebt dus maar één polsbandje nodig voor toegang tot de feesten op vrijdag en op zaterdag.
Is een polsbandje verplicht ook overdag?
Nee, overdag is een polsbandje niet verplicht. Ter plekke kan en zal bij twijfel één van de medewerkers wel om een ID kunnen vragen bij het bestellen van alcoholische dranken.
Ik ben mijn polsbandje kwijtgeraakt tijdens of na vrijdagavond, en nu?
Voor deelnemers aan het volleybaltoernooi geldt het volgende: had je een polsbandje om tijdens het feest van vrijdag, maar ben je deze bijvoorbeeld tijdens het douchen, volleyballen of hele andere niet nader te specificeren activiteiten verloren, meld je dan op zaterdag bij onze wedstrijdleiding op het veld. Uiteraard moet je wel kunnen aantonen dat je bij één van de deelnemende teams hoort. Wij kunnen dan zorgen voor een nieuw polsbandje.
Voor niet deelnemers geldt dat we je door moeten verwijzen naar Vakantiepark Klein Vaarwater. Dit gaat verder buiten ons om.
Een teamgenoot van ons is nog geen 18, mag hij of zij als deelnemer wel naar de feesten?
Helaas vanwege de vergunning kunnen wij ook voor deelnemers aan het volleybaltoernooi geen uitzondering maken op de regel dat de feesten alleen toegankelijk zijn voor 18+. Bij de ingang wordt streng gecontroleerd op polsbandjes, maar ook op leeftijd. Iedereen die er volgens de beveiliging nog jong genoeg uitziet kan, mag en zal om een identiteitsbewijs gevraagd worden. Alleen een echte ID kaart, rijbewijs of paspoort wordt geaccepteerd, een kopie van je identiteitsbewijs niet.
Ik zie de vrijwilligers van jullie ook ’s avonds op de feesten rondlopen als bezoekers, klopt dat?
Jazeker, op vrijdag na 21:00 uur en op zaterdag na 18:00 uur neemt Klein Vaarwater de organisatie van o.a. de horeca van ons over. Zij hebben hun eigen groep vrijwilligers die dan de horeca doen. Wij als organisatie van het toernooi (en de horeca overdag) zijn dan vrij en genieten ook mee van de feesten als bezoeker.
Er hangen geen briefjes meer bij de velden, waar zijn ze?
We zijn dit jaar overgestapt op een digitale wedstrijdleiding. Aangezien dit het eerste jaar is willen we jullie wel vragen op de lijst bij het veld ook de uitslagen in te vullen, maar daarnaast wordt alles nu digitaal via live.lycurgusopameland.nl bijgehouden. Alle deelnemers die voor de inschrijving hebben gezorgd, hebben thuis een brief ontvangen met naast de polsbandjes ook een uitleg over hoe je in de digitale wedstrijdomgeving kunt komen.
Ons veld is blijkbaar alweer omgewoeld door konijntjes, wat moeten we nu doen?
Meld gelijk bij de wedstrijdleiding wanneer een veld kuilen of gaten heeft. We proberen natuurlijk voorafgaand aan het toernooi alles zoveel mogelijk te egaliseren, maar we kunnen niet voorkomen dat ’s nachts actieve konijnen hun slag weer slaan. Wij komen dan zo snel mogelijk met zand om de kuilen/gaten weer te dichten.
Ik of één van mijn teamgenoten is geblesseerd/gewond geraakt tijdens het toernooi.
Naast het ophalen van de nodige paracetamols en cool packs is de EHBO ook voldoende aanwezig om eerste hulp te verlenen. Kijk uit naar de rode EHBO vlaggen om de exacte locatie van de EHBO te vinden. Er is op het eiland een huisarts aanwezig met weekenddienst en in extreme gevallen is er op het eiland ook een ambulance aanwezig.
Ik wil ook zo’n sweater die alle vrijwilligers aanhebben, kan ik die kopen?
Nee, deze specifieke sweater is niet te koop. We verkopen als merchandise wel sweaters, maar die van de vrijwilligers zijn niet te koop. We hebben echter altijd wel 2 of 3 van deze speciale sweaters in de verloting, dus wil je toch kans maken op één van deze sweaters, dan kun je op vrijdag bij de inschrijving lootjes kopen.
Ik heb lootjes gekocht op vrijdag, wanneer is de trekking?
Op zaterdag rond het middaguur doet de wedstrijdleiding de trekking van de lootjes. Tot die tijd bestaat er nog de mogelijkheid om op zaterdag lootjes te kopen bij ons verkooppunt van de merchandise. De uitslag zoals gezegd roepen we rond het middaguur om. Bij de wedstrijdleiding komt dan een lijst te liggen met lotnummers en bijbehorende prijzen. Gedurende de dag blijven we de nog niet opgehaalde prijzen en de daarbij behorende lotnummers omroepen. Alle prijzen die aan het eind van het toernooi niet zijn opgehaald, gaan mee in de loterij van volgend jaar.